同じ売上を、半分の事務量で回す会社がやっていること

同じ売上を上げている2つの会社があるとします。一方は月末になると事務作業に追われて社員が残業し、もう一方は定時で帰っている。

売上が伸びれば、事務作業も増えます。請求書を作り、売上を集計し、経費を処理する。拠点が増えればその分だけ確認作業も増える。「そろそろ事務を1人雇おうか」と考えたことがある経営者は多いはずです。

ですが、ちょっと立ち止まって考えてみてください。先ほどの2つの会社、社員数はほとんど変わりません。違うのは、使っているツールの組み合わせです。

「ツールは入れた」のに、なぜ楽にならないのか

多くの会社では、すでに何かしらのツールを使っています。弥生会計や勘定奉行で経理をやり、kintoneやスプレッドシートで顧客を管理し、ChatworkやLINEワークスで連絡を取る。1つ1つは便利なはずです。

それでも「楽になった実感がない」のは、ツール同士が繋がっていないからです。

やっていることを思い返してみてください。kintoneのデータをコピーしてエクセルに貼り付ける。エクセルで集計した数字を会計ソフトに手入力する。Chatworkで届いた情報を別の管理表に転記する。

これは社内で「伝言ゲーム」をやっているのと同じです。同じ情報を、人の手で何度も入力し直している。回数が増えるほどミスも増えるし、時間もかかる。

面倒なのは、こうした状況で「誰が悪いのか」を探しても答えが出ないことです。経理は経理で使いやすいツールを選び、営業は営業で自分たちに合うものを選ぶ。それぞれの判断は合理的で、間違ってはいません。ただ、「全社でどう繋げるか」を考える役割が、そもそも誰にも割り当てられていない——ここが本当の原因です。

結果として、本来1回入力すれば済む情報を何度も打ち直すことになる。これが、事務作業が減らない正体です。

「1回の入力で、全部動く」を目指す

では、どうすれば伝言ゲームを止められるのか。

答えはシンプルで、1つの入力をきっかけに、複数の処理が自動で走る環境を作ることです。たとえば請求情報を1回入力すれば、請求書の作成・送付・売上への反映・社内通知まで全部終わる。新しいスタッフの入社時も、名前と連絡先を1回登録すればメールアカウントの発行、チャットへの招待、タスク管理ツールへの追加、マニュアル共有まで自動で走る。どちらも人がやるのは最初の1回の入力と、最後の確認だけ。

この仕組みを作るには、ツールを選ぶ側がまず1つ確認すべきことがあります。「このツールのデータを、人の手を介さずに隣のツールへ自動で渡せるか？」。答えが「無理」なら、そのツールの周囲では必ず誰かが手作業で情報を運んでいます。どれだけ中身が優れていても、外に渡す手段がなければ「高機能な孤島」が並んでいるだけです。

ここで言いたいのは、これは特別な技術ではないということです。魔法のようなシステムを一から開発する必要はなく、すでに世の中にあるツールを「繋がる組み合わせ」で選び直すだけで、この状態は作れます。ツールの性能ではなく、ツール同士の繋がり方が、事務量を決めている——この記事でいちばんお伝えしたいのはここです。

年商1億・事務スタッフ0人の会社の裏側

参考までに、私たちFluxxの話をさせてください。

私たちは年商1億円程度の、まだまだ小さな会社です。ですが、事務専任のスタッフは0人。月末の請求書発行から送付まで自動化し、名刺の管理からメール文面の作成までAIが対応しています。経理も営業事務も、専任を雇わずに回っている状態です。

ツールの月額費用は合計で月4万円程度、年間にすれば50万円ほど。一方で削減できた事務工数を人件費に換算すると年間100万円以上。ツール費用の倍以上のリターンが出ている計算です。

正直に言うと、最初からこの状態だったわけではありません。以前は会計ソフトと顧客管理ツールがバラバラで、月末に数字を突き合わせる作業に半日使っていた時期もあります。違いが出たのは、ツールを「機能」ではなく「繋がり方」で選び直し始めてからです。

まずは1つだけ確認してみてください

いきなり全部を変える必要はありません。

今お使いのツールを1つだけ選んで、こう考えてみてください。「このツールのデータを、隣のツールに自動で渡せるだろうか？」

もし答えが「無理」なら、そこで伝言ゲームが発生しているはずです。それが、見直しの第一歩になります。